Veel ondernemers zijn succesvol op hun eigen vakgebied. Een aantal hebben het idee dat omdat ze succesvol zijn, overal successen zullen boeken. Zeker op de aanhuur van kantoor- of bedrijfsruimten. In de onderhandelingen wordt dan ook scherp ingezet op een lage huurprijs of een aanzienlijke huurvrije periode. Incentives zoals een reeds aanwezige inrichting worden eveneens driftig naar binnen gehengeld. Zolang de ondernemers geen last ondervindt van hun huurbaas, is alles koek en ei. Gaat er echter iets mis, dan kunnen ze bijna niets meer ondernemen en draaien ze op voor alle kosten. Het kan zelfs het faillissement inluiden van hun onderneming!

Zo sprak ik onlangs een ondernemer. Samen met zijn compagnon had hij een bloeiend bedrijf opgericht. Het gesprek kwam op het onderwerp “huisvesting.” Hij gaf aan dat er in deze markt veel te onderhandelen viel. Hij had toch maar mooi een huurvrije periode van 19 maanden weten te bedingen op een 5 jarige huurovereenkomst. De inrichting die reeds aanwezig was mochten ze ook zo “hebben”. Niet slecht, dat moest ik hem nageven. Ik was benieuwd hoe hij dit resultaat had bereikt. Eigenlijk was het heel simpel. Je gaat keihard de onderhandelingen in en “ze” komen vanzelf met een goede huuraanbieding. Zo simpel, een kind doet de was! En verder geen verrassingen vroeg ik hem? Nou, die waren er wel.

De eindafrekening van de servicekosten viel vanaf jaar 1 een beetje tegen. Op basis van hetgeen in de huurovereenkomst stond vermeld was de rekening met ruim 30% gestegen. Verder waren ze een jaar na ondertekening van de huurovereenkomst als organisatie gekrompen, ongeveer 50%. Nu betaalden ze voor de periode van 4 jaar eigenlijk 50% te veel aan huur. Ook hadden ze met een medehuurder flinke discussies over de inhoud van het servicepakket. De discussie waren uiteindelijk in het voordeel van hun beslecht, echter heeft het de onderlinge relatie niet goedgedaan. Ik heb toen gevraagd of ik de huurovereenkomst en de eindafrekening van de servicekosten mocht bekijken. En daar zat het goed fout. Waar gaat het in het algemeen allemaal mis?

Voordat ondernemers op pad gaan voor nieuwe huisvesting moeten ze eerst nadenken over hun eigen business. Vragen als “hoe ziet onze toekomst er uit?, wat zijn de risico’s en kansen voor onze onderneming in dit economische klimaat?, op welke manier willen wij werken?, en welk imago willen wij uitstralen richting onze klanten?” moeten o.a. beantwoord worden. Deze vragen stellen de onderneming centraal, niet het vastgoed. Het voordeel van deze benadering is dat, voordat je op zoek gaat naar nieuwe ruimte, je nu al belangrijke kaders hebt geschetst voor de uiteindelijke huurovereenkomst. Het vastgoed moet ten dienste staan van de onderneming, niet andersom.

Ook moet er nagedacht worden over de huisvestingslasten. Deze worden vaak verward met de huurprijs. De huurprijs wordt benoemd in de huurovereenkomst. De huisvestingslasten zijn alle lasten voor huisvesting gedurende de gehele looptijd van de huurovereenkomst. Na personeelslasten de grootste onkostenpost van een onderneming. De huurprijs is daar een onderdeel van. Dat betekent bijvoorbeeld dat risico’s uit de huurovereenkomst in beeld gebracht worden. Er moet bepaald worden wie deze risico’s dragen en tegen welke prijs. Denk hierbij o.a. aan inflatierisico’s, verborgen gebreken en risico’s met betrekking tot vergunningen en bestemmingsplannen. Het zal je toch maar gebeuren dat je een huurovereenkomst voor 5 jaar tekent, en dat daarna blijkt dat het bestemmingsplan bepaalde bedrijfsactiviteiten verbiedt. Je bent verplicht de huurpenningen te betalen, ook al is het gebouw onbruikbaar. Daar komt nog bij dat verhuurder je kan verplichten het gebouw in gebruik te nemen. Prettige wedstrijd!

De kortingen die verhuurder verstrekt moeten in een groter perspectief bekeken worden. Regelmatig betaalt de huurder zijn eigen kortingen. Zo wordt bijvoorbeeld de reeds aanwezige inrichting, inclusief scheidingswanden en aanvullende installaties, “gratis” aan de huurder weggegeven. Gratis betekent in veel gevallen dat de verhuurder de verplichting voor het verwijderen van de inrichting verschuift richting de huurder. Een kostenpost verandert in een opbrengstenpost voor de huurder. Als er dan ook nog een huurvrije periode wordt verstrekt dan begrijpt iedereen wie deze betaalt. Hetzelfde geldt voor bepaalde investeringen die nodig zijn in het gebouw. Verhuurder verstrekt aan huurder een bepaalde som geld om deze in het gebouw te investeren. Niemand die vervolgens de meerjaren onderhoudsbegroting bekijkt om te onderzoeken of dit niet een post is die de verhuurder sowieso al had moeten betalen.

Dit zijn maar een aantal zaken die aan de orde moeten komen wanneer succesvolle ondernemers op zoek gaan naar nieuwe huisvesting of hun huidige huurovereenkomst willen verlengen. Er komt veel meer bij kijken dan alleen een beetje scherp onderhandelen over de huurprijs en de huurvrije periode, veel meer. Om die reden is het te overwegen een onafhankelijke specialist in handen te nemen die u hierover adviseert. Tenminste, alleen als u van plan bent in de toekomst ook nog succesvol te willen ondernemen. Overigens, voor de ondernemer (circa 20 fte) die ik sprak was de conclusie dat hij over een periode van 5 jaar bijna €200.000,-- teveel betaalde voor zijn huisvesting. Daartegenover heeft hij dan wel een adviseur mee uitgespaard die een fractie van dat bedrag kost. Dat dan weer wel! Wij geven ondernemers onafhankelijk advies. Wilt u meer weten, neem contact op voor een vrijblijvende afspraak (06-246 33 456) of kijk op www.BVG.nu.