Bij de (ver)huur van kantoorruimten krijgen we er allemaal mee te maken, de servicekosten. Servicekosten zijn in de basis "Leveringen en Diensten" die vaak door verhuurder in opdracht van huurder worden verzorgd. De kosten daarvan hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die verhuurder maakt voor de huurder. Denk hierbij aan onderhoud aan de installatie, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, beveiligingskosten en energiekosten. Over het totaal aan de servicekosten wordt een administratievergoeding betaalt. Vaak bedraagt deze 5% over het geheel. Bij het aangaan van de huurovereenkomst wordt in 99% van de gevallen weinig tot geen aandacht besteed aan de inhoud van de servicekosten. Opmerkelijk want de servicekosten bedragen ongeveer 30% van de gemiddelde huurprijs.

Wat is het probleem?
In de huurovereenkomst worden de servicekosten apart benoemd. Echter is hier sprake van een niet-limitatieve-lijst. Juridisch ontbreekt een wettelijke regeling waarin de betekenis van servicekosten eenduidig is vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat de kostenopgave zich in de huurovereenkomst slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder is het dus de gehele huurperiode onduidelijk welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. In het eerste jaar van aanhuur betaalt de huurder een voorschot op de servicekosten. In het daaropvolgende jaar ontvangt de huurder een opgave van de werkelijke kosten. De praktijk wijst uit dat de jaarlijkse eindafrekeningen van de servicekosten onderling aanzienlijke verschillen kunnen vertonen. Vaak in het nadeel van de huurder. Ondanks het feit dat huurder een voorschot van de servicekosten heeft betaald vormen de afwijkingen een onplezierige verrassing voor de huurder. Aangezien in de huurovereenkomst ook is overeengekomen dat verhuurder de kosten zal specificeren op basis van een zogenaamd "rubrieksgewijs overzicht" wordt controle van de kostenopgave er niet eenvoudiger op. Huurders gaan in de meeste gevallen over tot betaling van de eindafrekening en blijven met een onbevredigend gevoel achter. Komt dit regelmatig voor dan kan dit zelfs voor de huurder een reden zijn om na afloop van de huurovereenkomst te verhuizen.

Wat is de oplossing?
Onduidelijkheden met betrekking tot de servicekosten kunnen eenvoudig worden voorkomen. Tussen huurder en verhuurder moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op Organisatorisch, Contractueel en Financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch is het bijvoorbeeld van belang om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke "Leveringen en Diensten", voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Huurder wordt hierdoor in staat gesteld een gedegen keuze te maken over de inhoud en kwaliteit die voor zijn / haar organisatie van belang is. Het geheel vertaalt zich uiteraard in kosten, de servicekosten. Huurder heeft nu goed inzicht in de te verwachtte kosten. Wordt nu ook in staat gesteld de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst goed te voorspellen. Nadelige afwijkingen in de servicekosten behoren nu tot het verleden. Mits goed uitgevoerd resulteert dit in een soepele controle van de jaarlijkse eindafrekening van de servicekosten. Dit bespaart de huurder aanzienlijk wat geld en ergernis.

Het duidelijk vastleggen van de onderlinge afspraken levert ook aanzienlijke voordelen op voor de verhuurder. In mijn blog "(Ver)huren van kantoorruimten: het kan ook gebruikersvriendelijk!" doe ik hiervoor een voorstel. Onze systematiek van het vastleggen van de onderlinge afspraken op het gebied van servicekosten heeft zich al meerdere malen bewezen. Wij lichten u graag onze methodiek toe zodat u in de toekomst ook zorgeloos kantoorruimten kunt (ver)huren.

Edwin Blijie