Blijie Vastgoed

Bij de (ver)huur van kantoorruimten krijgen we er allemaal mee te maken, de servicekosten. Servicekosten zijn in de basis "Leveringen en Diensten" die vaak door verhuurder in opdracht van huurder worden verzorgd. De kosten daarvan hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die verhuurder maakt voor de huurder. Denk hierbij aan onderhoud aan de installatie, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, beveiligingskosten en energiekosten. Over het totaal aan de servicekosten wordt een administratievergoeding betaalt. Vaak bedraagt deze 5% over het geheel. Bij het aangaan van de huurovereenkomst wordt in 99% van de gevallen weinig tot geen aandacht besteed aan de inhoud van de servicekosten. Opmerkelijk want de servicekosten bedragen ongeveer 30% van de gemiddelde huurprijs.

Wat is het probleem?
In de huurovereenkomst worden de servicekosten apart benoemd. Echter is hier sprake van een niet-limitatieve-lijst. Juridisch ontbreekt een wettelijke regeling waarin de betekenis van servicekosten eenduidig is vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat de kostenopgave zich in de huurovereenkomst slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder is het dus de gehele huurperiode onduidelijk welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. In het eerste jaar van aanhuur betaalt de huurder een voorschot op de servicekosten. In het daaropvolgende jaar ontvangt de huurder een opgave van de werkelijke kosten. De praktijk wijst uit dat de jaarlijkse eindafrekeningen van de servicekosten onderling aanzienlijke verschillen kunnen vertonen. Vaak in het nadeel van de huurder. Ondanks het feit dat huurder een voorschot van de servicekosten heeft betaald vormen de afwijkingen een onplezierige verrassing voor de huurder. Aangezien in de huurovereenkomst ook is overeengekomen dat verhuurder de kosten zal specificeren op basis van een zogenaamd "rubrieksgewijs overzicht" wordt controle van de kostenopgave er niet eenvoudiger op. Huurders gaan in de meeste gevallen over tot betaling van de eindafrekening en blijven met een onbevredigend gevoel achter. Komt dit regelmatig voor dan kan dit zelfs voor de huurder een reden zijn om na afloop van de huurovereenkomst te verhuizen.

Wat is de oplossing?
Onduidelijkheden met betrekking tot de servicekosten kunnen eenvoudig worden voorkomen. Tussen huurder en verhuurder moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op Organisatorisch, Contractueel en Financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch is het bijvoorbeeld van belang om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke "Leveringen en Diensten", voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Huurder wordt hierdoor in staat gesteld een gedegen keuze te maken over de inhoud en kwaliteit die voor zijn / haar organisatie van belang is. Het geheel vertaalt zich uiteraard in kosten, de servicekosten. Huurder heeft nu goed inzicht in de te verwachtte kosten. Wordt nu ook in staat gesteld de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst goed te voorspellen. Nadelige afwijkingen in de servicekosten behoren nu tot het verleden. Mits goed uitgevoerd resulteert dit in een soepele controle van de jaarlijkse eindafrekening van de servicekosten. Dit bespaart de huurder aanzienlijk wat geld en ergernis.

Het duidelijk vastleggen van de onderlinge afspraken levert ook aanzienlijke voordelen op voor de verhuurder. In mijn blog "(Ver)huren van kantoorruimten: het kan ook gebruikersvriendelijk!" doe ik hiervoor een voorstel. Onze systematiek van het vastleggen van de onderlinge afspraken op het gebied van servicekosten heeft zich al meerdere malen bewezen. Wij lichten u graag onze methodiek toe zodat u in de toekomst ook zorgeloos kantoorruimten kunt (ver)huren.

Edwin Blijie

U kent vast het gevoel van geluk wel dat u krijgt wanneer u een nieuwe leasewagen mag uitzoeken. Vaak wordt daar veel aandacht aan besteed. De “basisauto” kan volledig naar keuze van de bestuurder worden aangepast. Hier geldt dan een toeslag op het leasebedrag voor. Het gebruik van de leasewagen is vervolgens in principe heel eenvoudig. Op basis van een aantal ingeschatte kilometers betaal je een maandelijks leasebedrag. Daar zit dan alles in, behalve de benzine kosten. Vertoont de wagen gedurende de leasetermijn mankementen waaraan de bestuurder geen schuld heeft, dan liggen de risico’s daarvoor bij de leasemaatschappij. Aan het einde van de leasetermijn geeft u de wagen terug zonder daar aanvullende kosten voor te moeten betalen. Heel eenvoudig eigenlijk. Het aan- of verhuren van kantoorruimten zou op dezelfde manier moeten plaatsvinden.

In de kantorenmarkt is het gebruikelijk om de ROZ Huurovereenkomst Kantoren te hanteren. Deze huurovereenkomst wordt ook wel een “verhuurdersovereenkomst” genoemd. Omdat veel risico’s namelijk worden verlegd richting de huurder. Dat is opmerkelijk. Zeker omdat toch van verhuurder verwacht mag worden dat deze weet wat hij verhuurd aan zijn klanten. Hij is ten slotte de specialist op het gebied van vastgoed. De huurder is daar en tegen geen vastgoedspecialist. Hij heeft ten tijde van de bouw geen invloed kunnen uitoefenen op de kwaliteit van het kantoor. Toch worden veel risico’s die die daar ontstaan bij de huurder neergelegd. Denk hierbij o.a. aan ongewenste stijging van de servicekosten en verborgen gebreken inclusief de negatieve gevolgen daarvan.

De huurder heeft de kantoorruimte nodig om zijn eigen bedrijfsactiviteiten, zijn corebusiness, uit te voeren. Hij moet zich daar op kunnen concentreren. Huisvesting is een bedrijfsmiddel en daar moet je dus weinig tijd aan spenderen. In vaktermen heet dit “de klant ontzorgen”. Om dit te organiseren moeten verhuurders van kantoorgebouwen hun huurovereenkomsten veel meer baseren op een zogenaamde “gebruiksvergoeding’. Dat betekent dat kantoorruimte die als “standaard” wordt verhuurd ook als zodanig wordt aangeboden. De gebruiksvergoeding bestaat dan uit de huurprijs plus de gebouwgebonden service kosten  (energiekosten kunnen o.b.v. een greenlease overeenkomst). Het totaal wordt jaarlijks geïndexeerd conform de indexatie zoals opgenomen in de huurovereenkomst.  Omdat verhuurder nu een extra risico naar zichzelf toetrekt is het verdedigbaar dat hiervoor ook een risicopremie in rekening wordt gebracht. Aanvullende wensen van de huurder kunnen apart worden afgeprijsd en als toeslag op de basis huurprijs worden toegepast.

Verhuurder kan nu extra rendement te genereren over een deel van de kosten, waarbij dat in het verleden onmogelijk was, namelijk de servicekosten. En de huurder kan bij het aangaan van de huurovereenkomst de toekomstige huisvestingslasten goed voorspellen. De huurder wordt tenslotte gedurende de huurtermijn niet meer geconfronteerd met onverwachte tegenvallers. Denk hierbij aan uitschieters in de jaarlijkse servicekosten. Stabiliteit in de huisvestingslasten wordt door huurders als zeer positief ervaren. Het geeft ze het gevoel ontzorgd te worden. Verhuurders moeten en kunnen in deze tijd het verschil maken. Het verschil maak je niet door een lage huurprijs. Het verschil maak je door je klant te ontzorgen voor wat betreft zijn huisvesting. Wij brengen voor zowel verhuurders als huurders inzichtelijk op welke wijze het “ontzorgen” vormgegeven moet worden en wat het u oplevert.

Edwin Blijie

www.BVG.nu

Onlangs kreeg ik van een klant het verzoek te onderzoeken welke huisvestingsmogelijkheden er voor deze klant mogelijk waren. Het betrof een eerste algemene inventarisatie die de klant snel inzicht moest geven in de verschillende (on)mogelijkheden. Eerst werden uitgebreid de specifieke eisen en wensen die de klant stelde aan de nieuwe huisvesting in beeld gebracht. Geconcludeerd werd dat herhuisvesting de meest beste optie was. Hiermee kon deze klant zijn oude “energieslurpende” kantoorgebouw inruilen voor een energiezuiniger gebouw. Buiten het feit dat dit positief doorwerkt in het imago van de zijn onderneming, levert het ook een financieel voordeel op. Kortom, een kans die je niet voorbij mag laten gaan.

In de huidige vastgoedmarkt ligt de “macht” vandaag de dag bij de kantoorgebruikers in plaats van bij de kantooraanbieders. Het zou toch niet moeilijk moeten zijn om op basis van een aantal eenvoudige selectiecriteria een eerste inventarisatie uit te voeren. Zo zou je denken. Ik viel echter van de ene verbazing in de andere. Wat wil nu het geval. In mijn zoektocht stuitte ik o.a. op een gebouw dat er op het eerste gezicht goed uitzag. Zowel het exterieur als het interieur zagen er netjes uit. De huurprijs was scherp. In de aanvullende informatie stond echter niets vermeld over de energieprestatie. Ook stond het bouwjaar verkeerd vermeld. En als zo iets eenvoudigs al niet klopt, wat zegt dat dan over de aandacht waarmee de overige informatie is samengesteld?

Ik kom het regelmatig tegen dat objectinformatie niet volledig is of totaal verkeerd op het internet wordt geplaatst. Het kan natuurlijk zijn dat er fouten worden gemaakt. Die maken we allemaal. Wat mij wel verbaasd is dat er in deze tijd zoveel fouten in de objectinformatie staan. Er moet keihard gevochten worden voor iedere huurder. Dan kan je je geen fouten in de objectinformatie permitteren. Ik vraag me af hoe het mogelijk is dat een makelaar niet in staat is zoiets eenvoudigs als de objectinformatie correct te vermelden? Hoe is het mogelijk dat in een tijd waarin energiebesparing zo’n dominante rol speelt bij de keuze van een huurder voor een kantoorgebouw, een makelaar daar niets over opneemt in zijn standaard objectinformatie? Er is dan blijkbaar geen verhuurstrategie waarin dergelijke belangrijke zaken een rol spelen.

Als ik dat constateer, dan vraag ik me af wat de waarde is van het feit dat dergelijke partijen de belangen van beleggers of andere vastgoedeigenaren mogen behartigen. Wat kan je als belegger dan nog verwachten van die makelaar en de verhuur van jouw leegstaande kantoor? Niet veel denk ik. Komt het omdat ze het te druk hebben? Hebben ze te veel objecten in portefeuille om te verhuren (en aan te huren?). Is de opdracht misschien niet interessant genoeg? Ik weet het niet.

Wat ik wel weet is dat wanneer je leegstand in je portefeuille hebt, je als belegger er heel veel belang bij hebt deze zo snel mogelijk weer weg te werken Dan moet je als belegger partijen aan je zijde hebben staan die je op alle manieren ontzorgen, adviseren en begeleiden in het verhuurproces. Die er voor zorgen dat alle informatie klopt. Dat er een duidelijke verhuurstrategie wordt opgesteld en het gat tussen beleggers en huurders wordt overbrugd. Wij adviseren beleggers die leegstand hebben in hun kantoorgebouwen. Wij zorgen voor een verhuurstrategie afgestemd op de specifieke eisen en wensen van potentiële huurders. Wij zorgen er voor dat voor u en de huurders alles klopt. U krijgt tenslotte maar één kans om een goede eerste indruk te maken. Wij helpen u daar graag bij!

Edwin Blijie

www.BVG.nu