Blijie Vastgoed

Facilitymanagers die zich op de vastgoedmarkt (gaan) begeven om hun huidige huurovereenkomst te verlengen of te vernieuwen lopen grote financiële risico’s. De “samenwerkingsovereenkomsten” die zij sluiten met hun vertegenwoordigers (makelaars – onafhankelijke adviseurs) staan haaks op de belangen die zij als facilitymanager voor hun eigen onderneming nastreven. Gevolg is dat hun onderneming met extra aanzienlijke kosten worden geconfronteerd. Deze kosten doen zich voor op het gebied van extra huisvestingslasten maar ook moet rekening worden gehouden met ziektekosten t.g.v. uitval van personeel. Deze risico’s kunnen echter eenvoudig worden geëlimineerd.

Veel huurovereenkomsten komen tot stand in samenwerking met een “onafhankelijk” adviseur of een makelaar. De transactie voor het sluiten van de huurovereenkomst is een lucratieve aangelegenheid. De makelaar (of adviseur) rekent daarvoor of een vaste vergoeding, of een percentage van de eerstejaars huursom met mogelijk daaraan al dan niet gekoppeld een prestatiebeloning. Een vaste vergoeding suggereert dat de afspraken tussen klant en makelaar duidelijk en eenvoudig zijn vastgelegd. Echter de praktijk wijst anders uit. Wordt de beloning uitgedrukt in een percentage van de bestede tijd dan kan dat heel erg tegenvallen. Tenslotte, hoe meer tijd aan de totstandkoming van de huurovereenkomst wordt besteed hoe lager het gemiddelde uurloon van de makelaar.

Andersom geldt natuurlijk hetzelfde. Wordt weinig tijd besteed aan de totstandkoming van de huurovereenkomst, dan stijgt het gemiddeld uurloon significant. Een andere oplossing is dat partijen een minimale fee overeenkomen met daaraan gekoppeld een prestatiebeloning. Makelaar is nu verzekerd van een minimale fee en wordt door de prestatiebeloning geprikkeld om voor de huurder de huisvesting scherp in te kopen. Hoe lager de prijs ten tijde van de transactie, hoe hoger de vergoeding voor de makelaar. De focus bij dit type “samenwerkingsvormen” is voornamelijk gericht op het realiseren van een lage huurprijs voor de klant op een zo’n eenvoudig mogelijke wijze voor de makelaar – adviseur. De kwaliteit speelt hierbij dan een ondergeschikte rol!

Nu vraagt u zich waarschijnlijk af hoe en wanneer u last krijgt van het feit dat de kwaliteit van ondergeschikt belang is? Tenslotte wordt er altijd toch met een Programma van Eisen gewerkt! De problemen beginnen nadat het gehuurde in gebruik genomen wordt. Servicekosten o.a. blijken in werkelijkheid nooit wat ze geweest zijn, of wat men dacht dat ze zouden zijn. En de kwaliteit van het gehuurde neemt zodanig af dat zelfs werknemers er last van ondervinden. Afspraken maken over de inhoud en kwaliteit van de Leveringen en Diensten en over de technische kwaliteit zijn een taai onderwerp. Taai in de vorm van complex, het is te technisch en tijdrovend. Er is weinig eer mee te behalen, en daarom vooral niet sexy. Denkt men! Als blijkt dat het jaar erop de kosten met 30% zijn gestegen dan is de paniek in huis. Of heb je ooit wel eens iemand horen roepen “ik heb de verhuurder toch maar mooi weten te behoeden voor hoge ziektekosten”. Nooit, wel over een tientje minder op de huurprijs! Een ding weet je dan zeker, tot het einde van de huurovereenkomst zit je vast aan die hoge kosten, tenzij je goede argumenten hebt voor deze kostenstijging. Vaak ontbreken die omdat er geen goede afspraken zijn gemaakt.

Een bekend probleem buiten servicekosten doet zich voor op het gebied van de technische installaties. Gedurende het gebruik van de kantoorruimte blijken de installaties niet goed te werken. Huurder maakt er melding van bij verhuurder en deze geeft vaak niet thuis. De adviseur neemt nog wel de telefoon op maar zal u doorverwijzen naar de verhuurder. Als u geluk heeft wil de adviseur best zelf ook nog een paar telefoontjes plegen richting de verhuurder. Echter hij zal er vaak snel achter komen dat de kosten bij de huurder terecht komen. Een enkele adviseur geeft richting zijn opdrachtgever aan dat hij in het onderhandelingsproces een aantal steken heeft laten vallen. De adviseur kan terugvallen op zijn algemene voorwaarden. Gelukkig voor hem, pech voor de opdrachtgever! Gevolg, extra kosten. Installatietechnische problemen hebben vaak hun weerslag op de productiviteit en de gezondheid van de werknemers. Druk je dat uit in harde euro’s, dan krabbel je jezelf wel drie keer achter de oren voordat je even snel met een makelaar of onafhankelijk adviseur in zee gaat.

Bij het verlengen of opnieuw aangaan van een nieuwe huurovereenkomst komt veel kijken. Op onderdelen wordt heel snel duidelijk wat het resultaat is van de inspanningen die zijn gepleegd. Een lage huurprijs, een huurvrije periode en de inrichting geheel gratis, dat zijn zaken die tot de verbeelding spreken en waarmee je thuis kan komen. Zaken als servicekosten, onderhoud, garanties, et cetera komen niet duidelijk terug in het resultaat van een onderhandeling. Deze krijgen dan ook nagenoeg geen aandacht. De negatieve effecten worden pas maanden nadat het kantoor in gebruik is genomen opgemerkt. Er zijn diverse oplossingen mogelijk om deze problemen te voorkomen. Belangrijk is dat facilitymanagers eerst heel goed bij zichzelf te raden gaan wat nu daadwerkelijk belangrijk is als het gaat om het gebruik van huisvesting. Een facailitymanager moet voorkomen dat zijn dure tijd wordt besteed aan het verhelpen van alle negatieve gevolgen voortvloeiende uit de huurovereenkomst. Zijn kostbare tijd moet besteed worden aan het ondersteunen van de onderneming bij het behalen van de strategische doelstellingen. Dat betekent dan dat het aspect “kwaliteit” een belangrijk onderdeel moet vormen van de inhoud van de huurovereenkomst. De makelaar of onafhankelijk adviseur moet zijn onderhandelingsproces hierop aanpassen.

Het betekent dat de makelaar of adviseur veel meer aandacht aan de totstandkoming van de huurovereenkomst moeten besteden. Partijen worden zo gedwongen om goed over het aanhuurproces na te denken, bezien vanuit het belang van de klant. De “samenwerkingsovereenkomst” tussen facilitymanager en zijn makelaar – onafhankelijk adviseur moet hier dan dus ook op gebaseerd zijn. Een duidelijke specificatie van alles wat belangrijk is, wordt dan overlegd aan de facilitymanager. Deze onderdelen moeten dan ook met verhuurder uitonderhandeld of onderzocht zijn voordat de huurovereenkomst ondertekend wordt. Op deze wijze worden de onderhandelingen volledig in het belang van de klant gevoerd. Partijen kunnen zich in een later stadium niet meer verschuilen als de juiste prestaties niet geleverd worden. In tijden waarin huurovereenkomsten eerder verlengd worden dan vernieuwd, dat oudbouw vaker wordt betrokken dan nieuwbouw speelt “kwaliteit” een uiterst belangrijke rol. Facilitymanagers, bezint eer ge begint aan een samenwerkingsovereenkomst met uw makelaar of adviseur! Of, neem vrijblijvend contact met ons op (www.BVG.nu). Wij weten uw wensen te vertalen in een goede huurovereenkomst. Wij zijn dan misschien niet zo snel als de rest, maar wij garanderen u dat u daar de voordelen van ervaart lang nadat uw huurovereenkomst is ingegaan.

Veel ondernemers zijn succesvol op hun eigen vakgebied. Een aantal hebben het idee dat omdat ze succesvol zijn, overal successen zullen boeken. Zeker op de aanhuur van kantoor- of bedrijfsruimten. In de onderhandelingen wordt dan ook scherp ingezet op een lage huurprijs of een aanzienlijke huurvrije periode. Incentives zoals een reeds aanwezige inrichting worden eveneens driftig naar binnen gehengeld. Zolang de ondernemers geen last ondervindt van hun huurbaas, is alles koek en ei. Gaat er echter iets mis, dan kunnen ze bijna niets meer ondernemen en draaien ze op voor alle kosten. Het kan zelfs het faillissement inluiden van hun onderneming!

Zo sprak ik onlangs een ondernemer. Samen met zijn compagnon had hij een bloeiend bedrijf opgericht. Het gesprek kwam op het onderwerp “huisvesting.” Hij gaf aan dat er in deze markt veel te onderhandelen viel. Hij had toch maar mooi een huurvrije periode van 19 maanden weten te bedingen op een 5 jarige huurovereenkomst. De inrichting die reeds aanwezig was mochten ze ook zo “hebben”. Niet slecht, dat moest ik hem nageven. Ik was benieuwd hoe hij dit resultaat had bereikt. Eigenlijk was het heel simpel. Je gaat keihard de onderhandelingen in en “ze” komen vanzelf met een goede huuraanbieding. Zo simpel, een kind doet de was! En verder geen verrassingen vroeg ik hem? Nou, die waren er wel.

De eindafrekening van de servicekosten viel vanaf jaar 1 een beetje tegen. Op basis van hetgeen in de huurovereenkomst stond vermeld was de rekening met ruim 30% gestegen. Verder waren ze een jaar na ondertekening van de huurovereenkomst als organisatie gekrompen, ongeveer 50%. Nu betaalden ze voor de periode van 4 jaar eigenlijk 50% te veel aan huur. Ook hadden ze met een medehuurder flinke discussies over de inhoud van het servicepakket. De discussie waren uiteindelijk in het voordeel van hun beslecht, echter heeft het de onderlinge relatie niet goedgedaan. Ik heb toen gevraagd of ik de huurovereenkomst en de eindafrekening van de servicekosten mocht bekijken. En daar zat het goed fout. Waar gaat het in het algemeen allemaal mis?

Voordat ondernemers op pad gaan voor nieuwe huisvesting moeten ze eerst nadenken over hun eigen business. Vragen als “hoe ziet onze toekomst er uit?, wat zijn de risico’s en kansen voor onze onderneming in dit economische klimaat?, op welke manier willen wij werken?, en welk imago willen wij uitstralen richting onze klanten?” moeten o.a. beantwoord worden. Deze vragen stellen de onderneming centraal, niet het vastgoed. Het voordeel van deze benadering is dat, voordat je op zoek gaat naar nieuwe ruimte, je nu al belangrijke kaders hebt geschetst voor de uiteindelijke huurovereenkomst. Het vastgoed moet ten dienste staan van de onderneming, niet andersom.

Ook moet er nagedacht worden over de huisvestingslasten. Deze worden vaak verward met de huurprijs. De huurprijs wordt benoemd in de huurovereenkomst. De huisvestingslasten zijn alle lasten voor huisvesting gedurende de gehele looptijd van de huurovereenkomst. Na personeelslasten de grootste onkostenpost van een onderneming. De huurprijs is daar een onderdeel van. Dat betekent bijvoorbeeld dat risico’s uit de huurovereenkomst in beeld gebracht worden. Er moet bepaald worden wie deze risico’s dragen en tegen welke prijs. Denk hierbij o.a. aan inflatierisico’s, verborgen gebreken en risico’s met betrekking tot vergunningen en bestemmingsplannen. Het zal je toch maar gebeuren dat je een huurovereenkomst voor 5 jaar tekent, en dat daarna blijkt dat het bestemmingsplan bepaalde bedrijfsactiviteiten verbiedt. Je bent verplicht de huurpenningen te betalen, ook al is het gebouw onbruikbaar. Daar komt nog bij dat verhuurder je kan verplichten het gebouw in gebruik te nemen. Prettige wedstrijd!

De kortingen die verhuurder verstrekt moeten in een groter perspectief bekeken worden. Regelmatig betaalt de huurder zijn eigen kortingen. Zo wordt bijvoorbeeld de reeds aanwezige inrichting, inclusief scheidingswanden en aanvullende installaties, “gratis” aan de huurder weggegeven. Gratis betekent in veel gevallen dat de verhuurder de verplichting voor het verwijderen van de inrichting verschuift richting de huurder. Een kostenpost verandert in een opbrengstenpost voor de huurder. Als er dan ook nog een huurvrije periode wordt verstrekt dan begrijpt iedereen wie deze betaalt. Hetzelfde geldt voor bepaalde investeringen die nodig zijn in het gebouw. Verhuurder verstrekt aan huurder een bepaalde som geld om deze in het gebouw te investeren. Niemand die vervolgens de meerjaren onderhoudsbegroting bekijkt om te onderzoeken of dit niet een post is die de verhuurder sowieso al had moeten betalen.

Dit zijn maar een aantal zaken die aan de orde moeten komen wanneer succesvolle ondernemers op zoek gaan naar nieuwe huisvesting of hun huidige huurovereenkomst willen verlengen. Er komt veel meer bij kijken dan alleen een beetje scherp onderhandelen over de huurprijs en de huurvrije periode, veel meer. Om die reden is het te overwegen een onafhankelijke specialist in handen te nemen die u hierover adviseert. Tenminste, alleen als u van plan bent in de toekomst ook nog succesvol te willen ondernemen. Overigens, voor de ondernemer (circa 20 fte) die ik sprak was de conclusie dat hij over een periode van 5 jaar bijna €200.000,-- teveel betaalde voor zijn huisvesting. Daartegenover heeft hij dan wel een adviseur mee uitgespaard die een fractie van dat bedrag kost. Dat dan weer wel! Wij geven ondernemers onafhankelijk advies. Wilt u meer weten, neem contact op voor een vrijblijvende afspraak (06-246 33 456) of kijk op www.BVG.nu.

Enige tijd gelden kreeg ik de opdracht een gemeente te helpen een probleem op te lossen. Wat was de casus. De gemeente ontwikkelde samen met een projectontwikkelaar een binnenstedelijk gebied. Boven op een ondergrondse parkeergarage (privaat gebied) diende een grote vijver (openbaar gebied) te worden gerealiseerd. De gemeente stond op het standpunt dat de ontwikkelaar de vijver diende aan te brengen, te betalen en garanties te verstrekken. De ontwikkelaar dacht het tegenovergestelde. En, omdat de vijver op de reeds afgeronde parkeergarage van de ontwikkelaar werd gebouwd stelde de ontwikkelaar dat alle garanties op parkeergarage kwamen te vervallen indien de gemeente de vijver op het dek zou aanbrengen. Alle omliggende woningen (en dus ook de parkeerplaatsen) waren al gekocht, overgedragen en in gebruik genomen door de bewoners. De bewoners waren zo deelgenoot geworden van het probleem. Resultaat was dat er niets gebeurde. Bewoners werden met de nadelen geconfronteerd en bestookte de politiek via de media. De juristen van de gemeente en de projectontwikkelaar zaten al met elkaar aan tafel en kwamen niet tot een oplossing. Een vervelende kwestie, voor alle betrokkenen.

In dergelijke gevallen is het allereerst belangrijk om alle betrokkenen te spreken. Wat ik altijd opmerkelijk vind is dat alle partijen altijd bereid zijn mee te werken aan een oplossing. In deze gesprekken probeer ik ook altijd een beeld te krijgen van de persoon waarmee ik te maken heb. Los van “de zaak” draait het in dergelijke gevallen ook om de persoonlijke contacten. Vertrouwen we elkaar, gunnen we elkaar succes en kunnen we op elkaar bouwen. Dat gevoel is ontzettend belangrijk vind ik. Na zo’n ronde heb je al een redelijk beeld van de onderlinge verhoudingen. Daarna concentreer ik me op het contract tussen beide partijen. Het contract was onduidelijk in de onderlinge afspraken. De passages die over het desbetreffende project gingen waren nauwkeurig opgesteld maar niets zeggend. Een buitenstaander was niet in staat duidelijk aan te geven wat er was afgesproken. Bestudering van besprekingsverslagen leverde ook geen resultaat op. In dergelijke gevallen is het van belang om te achterhalen welke intentie partijen hebben gehad om tot contractafspraken te komen. Ik heb mij toen gericht op de periode voorafgaand aan het contractmoment, de precontractuele fase. Deze leverde interessante informatie op.

In de precontractuele fase had er correspondentie plaatsgevonden tussen de (indertijd) verantwoordelijke projectleiders. De ontwikkelaar sloot het financieren en aanbrengen van de vijver in zijn aanbieding richting de gemeente nadrukkelijk uit. Ontwikkelaar legde deze verantwoordelijkheid bij de gemeente neer. De projectleider van de gemeente bleef in eerste instantie op het standpunt dat het financieren en aanbrengen van de vijver wel bij de ontwikkelaar hoorde. Later, is hij hier min of meer van afgeweken. Dit probleem werd in deze fase alleen niet eenduidig getackeld. Gevolg hiervan was dat een contract werd opgesteld waarin nog open einden stond vermeld. De tekst in het contract was zo vaag, dat iedere projectleider met zijn eigen beeld van het project, zijn eigen “goede” oplossing in de desbetreffende passage las. Mijn bevindingen leidde tot de volgende conclusie.

Ontwikkelaar had duidelijk in de precontractuele fase de vijver uitgesloten in zijn aanbieding. De gemeente had hier niet adequaat op gereageerd. Naar mijn mening was de gemeente eerst verantwoordelijke voor het project. Gemeente diende de vijver te financieren, opdracht te geven voor de uitvoering daarvan en was verantwoordelijk voor de garanties. Echter, indien de gemeente de uitvoering ter hand zou nemen leverde dit een uiterst complexe situatie op voor de garanties die verstrekt diende te worden. Ontwikkelaar gaf aan dat alle garanties zouden komen te vervallen indien de vijver op het dek aangebracht zou worden. Mijn standpunt was dat dit een oneigenlijk argument was. Ontwikkelaar was op de hoogte van de vijver en had hier in de projectvoorbereiding en uitvoering van de parkeergarage rekening mee moeten houden. Hij kon zich dus niet beroepen op het feit niet op de hoogte te zijn dat op zijn parkeerdek een vijver zou worden aangebracht. Het kan dan dus ook niet zo zijn dat door het aanbrengen van de vijver (door een derden) alle garanties van de parkeergarage (waterdichtheid) zouden komen te vervallen. De bewoners zagen de bui al hangen. Bij een lekkage in de parkeergarage zijn zij altijd de dupe. Ontwikkelaar en gemeente zullen altijd de schuld naar elkaar toe blijven schuiven over wie verantwoordelijk is voor de lekkage.

Om alle problemen op te lossen heb ik het volgende voorgesteld. Gemeente is financieel verantwoordelijk voor het project. Ontwikkelaar brengt de vijver in opdracht van de gemeente aan en verstrekt de daarbij behorende garanties. Ontwikkelaar heeft ten aanzien van de garanties alles in eigen hand. Voor de bewoners leverde dit het grote voordeel op dat ten tijde van lekkages een verantwoordelijke partij aanspreekbaar is. Geen gesteggel tussen meerdere parijen! Zowel de gemeente, de projectontwikkelaar als de bewoners zagen in dat dit de enige juiste uitweg was voor een langslepend conflict en gingen direct akkoord met mijn voorstel. Kort na overeenstemming tussen alle partijen werd met de uitvoering van het project gestart. Naar alle tevredenheid van de omwonenden.

In beginsel bieden contracten houvast ten tijde van een project. Wanneer onduidelijkheden ontstaan en partijen er niet uit dreigen te komen is het van belang om de precontractuele fase te bestuderen. In het contract worden de onderlinge afspraken verwoord. De intenties van partijen om tot die afspraken te komen spelen een ontzettend belangrijke rol en moeten in het geval van problemen in de discussie betrokken worden. Gemeente en ontwikkelaar zagen dat gelukkig op tijd in waardoor het project naar alle tevredenheid van alle partijen is afgerond.

Het horloge

Er was eens een boer die zijn horloge was verloren in de hooischuur. Hoewel het geen duur horloge was, was het voor de boer wel heel waardevol vanwege de emotionele waarde die er aan verbonden was.

Nadat de boer heel lang zelf had gezocht naar het horloge gaf hij de moed op en riep de hulp in van een groep kinderen die buiten op het erf aan het spelen waren. Hij beloofde ze dat degene die het horloge zou vinden ruim beloond zou worden. Met een grote beloning in het vooruitzicht haastten de kinderen zich naar de schuur op zoek naar het horloge. Ze doorzochten alle hoeken en gaten maar konden net als de boer het horloge niet vinden. Net op het moment dat de boer ook deze poging wilde opgeven, vroeg een kleine jongen de boer om hem een laatste kans te geven.

De boer dacht, waarom ook niet, wat heb ik te verliezen en de jongen lijkt serieus genoeg. De boer gaf de kleine jongen een kans en stuurde hem naar de schuur. Na een tijdje kwam de jongen terug met het horloge in zijn hand. De boer was blij en verbaasd tegelijkertijd. Blij omdat hij zijn waardevolle horloge weer terug had, verbaasd omdat hij moeilijk kon geloven dat de kleine jongen het was gelukt het horloge te vinden. De boer was daarom ook heel benieuwd waarom het de jongen wel was gelukt in tegenstelling tot de andere kinderen. Die hadden toch tenslotte overal gezocht.

De jongen antwoordde de boer dat het plan van de kinderen blijkbaar niet lukte en hij dus een andere oplossing moest verzinnen. In de schuur is hij eerst op de grond is gaan zitten en gaan luisteren. Door de stilte kon hij het tikken van het horloge horen. Vervolgens kon hij nu heel gericht zoeken naar het horloge waarna hij ook daadwerkelijk vond.

De realiteit

Zoals we allemaal weten staan er momenteel veel kantoorgebouwen leeg. Een groot aantal daarvan staat al geruime tijd leeg. Wanneer wij in gesprek komen met beleggers van leegstaande kantoor dan blijkt dat ze al veel pogingen hebben ondernomen om huurders te vinden voor hun kantoorgebouw. In veel gevallen zitten er twee makelaarskantoren op het project (deze hebben overigens ook de rest bij u in de buurt in de (ver)huur, maar dat ter zijde) en soms wel drie. Beleggers worden ook wel geadviseerd om hun gebouw te renoveren omdat ze dan een grotere kansmaken om het te verhuren. Weer andere pakken alleen de entree aan, want met een mooie entree trek je de huurder wel over de streep, tenminste dat is de gedachte. Ook is er een groep beleggers die de moed heeft opgegeven, en blijft wachten op de ene grote huurder die hun uit hun leiden verlost.

Wat de meeste beleggers gemeen hebben is dat ze zich net als hun concurrenten richten op alle huurders. Als “iedereen” je markt is, ben je dus voor niemand interessant! En dan vaak ook nog met (bezien vanuit het perspectief van de huurder) vergelijkbare producten. In wezen volgen ze de grote massa. Onderscheidend vermogen ontbreekt. In de gevallen van de langdurige leegstand is duidelijk dat de tot nu toe gevolgde strategie leidt tot teleurstellende resultaten. Laat onverlet de vraag of een huurovereenkomst met een waanzinnig lage huurprijs of hoge incentive wel succesvol is. De vraag is nu wanneer de sence of urgency om echt onderscheidend te zijn gaat spelen bij de beleggers. Wanneer deze het hoogst is gaan vaak deuren open voor nieuwe oplossingen. Helaas constateren wij dat op dergelijke momenten als eerste aan drastische afboekingen wordt gedacht en dat “tijd” ontbreekt om andere oplossingsrichtingen te verkennen. Tijdig van strategie veranderen is naar onze mening de oplossing.

Klaar voor verandering?

Wij voelen ons een beetje de kleine jongen op het erf. Wij zien wat er om ons heen gebeurt, verbazen ons over het feit dat ondanks de langdurige leegstand wordt vastgehouden aan oude vertrouwde verhuurmethoden. Wij hebben afwijkende ideeën. Ideeën die afwijkend zijn van hetgeen de grote massa doet. En ook wij willen graag de kans te bewijzen dat onze strategie werkt. Wij ontwikkelen integrale verhuurstrategieën gebaseerd op belevenisconcepten. Hierbij creëren wij voor u echt onderscheidend vermogen. Wij helpen u in de juiste richting te kijken en gericht huurders te benaderen. Wij helpen u de verloren huurders te vinden. Wilt u meer informatie over onze afwijkende ideeën? Neem gerust contact op met Edwin Blijie 06- 246 33 456.

Gepubliceerd in Participaties.nl d.d. 23 augustus 2013.

Gastcolumnisten Edwin Blijie en Guido David hebben een bijzondere kijk op vastgoed en de vastgoedcrisis. Volgens hen is niet de locatie het allerbelangrijkst, maar speelt merkbeleving bij kantoren ook mee. Dus als u een kantoor, met of zonder leegstand, in portefeuille heeft of wellicht van plan bent om, aangetrokken door de lage prijzen, iets aan te schaffen, dan is dit verhaal wellicht behulpzaam.

Het belang van "locatie, locatie, locatie" wordt in de vastgoedmarkt zwaar overschat. Het suggereert namelijk dat de ligging van het onroerend goed de belangrijkste factor is om in de verhuur van leegstaande kantoorgebouwen op een goede locatie succesvol te zijn. Het belang van locatie is zeker aanwezig, maar moet wel in het juiste perspectief geplaatst worden.

De echte toekomstwaarde van leegstaande kantoorgebouwen hangt niet af van de juiste locatie maar wordt in belangrijke mate bepaald door de merkbeleving van het kantoorgebouw en zijn omgeving. De kantorenmarkt kenmerkt zich dankzij de grote leegstand als een huurdersmarkt. Het gevecht om de huurders wordt voornamelijk gevoerd op het niveau van de laagste prijs.

Verhuurders vragen zich voornamelijk af hoeveel ze in prijs moeten zakken en hoeveel incentives ze moeten geven om huurders te verleiden voor hun leegstaande kantoorgebouw te kiezen. Hoewel, van verleiden is geen sprake. Degene die de huurder de laagste huisvestingslasten kan bieden wint over het algemeen de strijd om de huurder. De factor toegevoegde waarde wordt in de vergelijking automatisch door het gedrag van de verhuurders geëlimineerd. Een dure misrekening!

Merkgericht denken
In een markt waarbij de potentiële klant steeds meer, vanuit de doelgroep bekeken, vergelijkbare keuzes krijgt aangeboden, spelen merken een steeds belangrijkere rol. Bij een kwalitatief vergelijkbaar aanbod, kiest de klant of consument op zijn gevoel. Er zijn oneindig veel schoenen van goede kwaliteit waarmee je kan hardlopen. Er is echter maar één merk dat mij uitdaagt om het maximale uit mezelf te halen en te winnen. 'Nike, just do it.' Je bent geen hardloper, je bent een winnaar!

Sterke merken creëren een andere beleving bij de consument. En dat rechtvaardigt voor een specifieke groep fans dan ook het grote prijsverschil. Sterke merken richten zich niet op alle consumenten, maar op één specifiek deel daarvan. Dat deel van de consumenten ziet blijkbaar grote voordelen in de aanschaf van kleding van Nike of Adidas of een ander merk en is bereid daar meer voor te betalen. Een ander deel zal de kleding nooit aanschaffen. Het is een kwestie van durven kiezen.

Voor de verhuur van leegstaand vastgoed geldt hetzelfde. Sommige huurders willen de laagste huisvestingslasten. Die worden dus niet gehuisvest in bijvoorbeeld een stationsgebied. Andere kiezen expliciet voor een stationsgebied of de nabijheid daarvan en weten dat de huisvestingslasten dan hoger uitvallen. In beide gevallen wil je als verhuurder de klant voor je lege kantoorgebouw winnen.

In een huurdersmarkt waarin verhuurders voornamelijk concurreren op de laagste prijs biedt merkgericht denken voor
verhuurders een uitgelezen kans zich te onderscheiden met hun gebouwen. Het elimineert in belangrijke mate het belang van prijsconcurrentie. Bij merkgericht denken draait het om de beleving die gecreëerd wordt rondom een merk, gebied of gebouw. In welke mate is een verhuurder in staat voor zijn potentiële huurders een aantrekkelijk alternatief (beleving) te bieden in vergelijking tot
de overige aanbieders en dus het gevecht om de klant te winnen?

DNA van de locatie
Bij merkgericht denken spelen een aantal factoren een belangrijke rol:

          • Wat heb je, wie ben je en voor wie ben je er? Het is belangrijk dat je heel eerlijk bent in hetgeen je te   bieden hebt. Wat is het DNA van je locatie, het gebouw en je eigen organisatie?

          • Vervolgens bepaal je de potentiële doelgroepen. Welke doelgroepen komen in aanmerking voor jouw pand? Wat zijn de meest kansrijke product/marktcombinaties (PMC's)?

          • Welke beleving rondom de meest kansrijke PMC('s) kun je de huurder aanbieden?

          • Denk na of datgene wat je de klant belooft je ook waar kunt maken ná ondertekening van de huurovereenkomst. Is dat het geval, zet je plannen dan door. Wordt er afbreuk gedaan aan de geloofwaardigheid dan keert dit zich vroeg of laat tegen je product.

De vastgoedmarkt heeft zich te lang gekenmerkt als een vakgebied van productdenkers. Merkdenken gaat uit van wie je bent, wat je in huis hebt, wat je doelgroep belangrijk vindt en de absolute wil om daarmee een unieke betekenis voor je doelgroep te bieden. Alleen met deze manier van denken krijgt locatie de plek die het verdient in de beleving van de doelgroep.

Edwin Blijie is zelfstandig adviseur op het gebied van vastgoed en projectontwikkeling. Klik hier (www.BVG.nu) voor zijn actuele posities. De informatie in deze column is niet bedoeld als professioneel beleggingsadvies of als aanbeveling tot het doen van bepaalde beleggingen.

Guido David is strategisch merkadviseur met een focus op het midden- en kleinbedrijf. Klik hier (www.Merketingvisie.nl) voor zijn actuele posities. De informatie in deze column is niet bedoeld als professioneel beleggingsadvies of als aanbeveling tot het doen van bepaalde beleggingen. Uw reactie of vraag is altijd welkom.

Bij de (ver)huur van kantoorruimten krijgen we er allemaal mee te maken, de servicekosten. Servicekosten zijn in de basis "Leveringen en Diensten" die vaak door verhuurder in opdracht van huurder worden verzorgd. De kosten daarvan hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die verhuurder maakt voor de huurder. Denk hierbij aan onderhoud aan de installatie, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, beveiligingskosten en energiekosten. Over het totaal aan de servicekosten wordt een administratievergoeding betaalt. Vaak bedraagt deze 5% over het geheel. Bij het aangaan van de huurovereenkomst wordt in 99% van de gevallen weinig tot geen aandacht besteed aan de inhoud van de servicekosten. Opmerkelijk want de servicekosten bedragen ongeveer 30% van de gemiddelde huurprijs.

Wat is het probleem?
In de huurovereenkomst worden de servicekosten apart benoemd. Echter is hier sprake van een niet-limitatieve-lijst. Juridisch ontbreekt een wettelijke regeling waarin de betekenis van servicekosten eenduidig is vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat de kostenopgave zich in de huurovereenkomst slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder is het dus de gehele huurperiode onduidelijk welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. In het eerste jaar van aanhuur betaalt de huurder een voorschot op de servicekosten. In het daaropvolgende jaar ontvangt de huurder een opgave van de werkelijke kosten. De praktijk wijst uit dat de jaarlijkse eindafrekeningen van de servicekosten onderling aanzienlijke verschillen kunnen vertonen. Vaak in het nadeel van de huurder. Ondanks het feit dat huurder een voorschot van de servicekosten heeft betaald vormen de afwijkingen een onplezierige verrassing voor de huurder. Aangezien in de huurovereenkomst ook is overeengekomen dat verhuurder de kosten zal specificeren op basis van een zogenaamd "rubrieksgewijs overzicht" wordt controle van de kostenopgave er niet eenvoudiger op. Huurders gaan in de meeste gevallen over tot betaling van de eindafrekening en blijven met een onbevredigend gevoel achter. Komt dit regelmatig voor dan kan dit zelfs voor de huurder een reden zijn om na afloop van de huurovereenkomst te verhuizen.

Wat is de oplossing?
Onduidelijkheden met betrekking tot de servicekosten kunnen eenvoudig worden voorkomen. Tussen huurder en verhuurder moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op Organisatorisch, Contractueel en Financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch is het bijvoorbeeld van belang om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke "Leveringen en Diensten", voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Huurder wordt hierdoor in staat gesteld een gedegen keuze te maken over de inhoud en kwaliteit die voor zijn / haar organisatie van belang is. Het geheel vertaalt zich uiteraard in kosten, de servicekosten. Huurder heeft nu goed inzicht in de te verwachtte kosten. Wordt nu ook in staat gesteld de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst goed te voorspellen. Nadelige afwijkingen in de servicekosten behoren nu tot het verleden. Mits goed uitgevoerd resulteert dit in een soepele controle van de jaarlijkse eindafrekening van de servicekosten. Dit bespaart de huurder aanzienlijk wat geld en ergernis.

Het duidelijk vastleggen van de onderlinge afspraken levert ook aanzienlijke voordelen op voor de verhuurder. In mijn blog "(Ver)huren van kantoorruimten: het kan ook gebruikersvriendelijk!" doe ik hiervoor een voorstel. Onze systematiek van het vastleggen van de onderlinge afspraken op het gebied van servicekosten heeft zich al meerdere malen bewezen. Wij lichten u graag onze methodiek toe zodat u in de toekomst ook zorgeloos kantoorruimten kunt (ver)huren.

Edwin Blijie

U kent vast het gevoel van geluk wel dat u krijgt wanneer u een nieuwe leasewagen mag uitzoeken. Vaak wordt daar veel aandacht aan besteed. De “basisauto” kan volledig naar keuze van de bestuurder worden aangepast. Hier geldt dan een toeslag op het leasebedrag voor. Het gebruik van de leasewagen is vervolgens in principe heel eenvoudig. Op basis van een aantal ingeschatte kilometers betaal je een maandelijks leasebedrag. Daar zit dan alles in, behalve de benzine kosten. Vertoont de wagen gedurende de leasetermijn mankementen waaraan de bestuurder geen schuld heeft, dan liggen de risico’s daarvoor bij de leasemaatschappij. Aan het einde van de leasetermijn geeft u de wagen terug zonder daar aanvullende kosten voor te moeten betalen. Heel eenvoudig eigenlijk. Het aan- of verhuren van kantoorruimten zou op dezelfde manier moeten plaatsvinden.

In de kantorenmarkt is het gebruikelijk om de ROZ Huurovereenkomst Kantoren te hanteren. Deze huurovereenkomst wordt ook wel een “verhuurdersovereenkomst” genoemd. Omdat veel risico’s namelijk worden verlegd richting de huurder. Dat is opmerkelijk. Zeker omdat toch van verhuurder verwacht mag worden dat deze weet wat hij verhuurd aan zijn klanten. Hij is ten slotte de specialist op het gebied van vastgoed. De huurder is daar en tegen geen vastgoedspecialist. Hij heeft ten tijde van de bouw geen invloed kunnen uitoefenen op de kwaliteit van het kantoor. Toch worden veel risico’s die die daar ontstaan bij de huurder neergelegd. Denk hierbij o.a. aan ongewenste stijging van de servicekosten en verborgen gebreken inclusief de negatieve gevolgen daarvan.

De huurder heeft de kantoorruimte nodig om zijn eigen bedrijfsactiviteiten, zijn corebusiness, uit te voeren. Hij moet zich daar op kunnen concentreren. Huisvesting is een bedrijfsmiddel en daar moet je dus weinig tijd aan spenderen. In vaktermen heet dit “de klant ontzorgen”. Om dit te organiseren moeten verhuurders van kantoorgebouwen hun huurovereenkomsten veel meer baseren op een zogenaamde “gebruiksvergoeding’. Dat betekent dat kantoorruimte die als “standaard” wordt verhuurd ook als zodanig wordt aangeboden. De gebruiksvergoeding bestaat dan uit de huurprijs plus de gebouwgebonden service kosten  (energiekosten kunnen o.b.v. een greenlease overeenkomst). Het totaal wordt jaarlijks geïndexeerd conform de indexatie zoals opgenomen in de huurovereenkomst.  Omdat verhuurder nu een extra risico naar zichzelf toetrekt is het verdedigbaar dat hiervoor ook een risicopremie in rekening wordt gebracht. Aanvullende wensen van de huurder kunnen apart worden afgeprijsd en als toeslag op de basis huurprijs worden toegepast.

Verhuurder kan nu extra rendement te genereren over een deel van de kosten, waarbij dat in het verleden onmogelijk was, namelijk de servicekosten. En de huurder kan bij het aangaan van de huurovereenkomst de toekomstige huisvestingslasten goed voorspellen. De huurder wordt tenslotte gedurende de huurtermijn niet meer geconfronteerd met onverwachte tegenvallers. Denk hierbij aan uitschieters in de jaarlijkse servicekosten. Stabiliteit in de huisvestingslasten wordt door huurders als zeer positief ervaren. Het geeft ze het gevoel ontzorgd te worden. Verhuurders moeten en kunnen in deze tijd het verschil maken. Het verschil maak je niet door een lage huurprijs. Het verschil maak je door je klant te ontzorgen voor wat betreft zijn huisvesting. Wij brengen voor zowel verhuurders als huurders inzichtelijk op welke wijze het “ontzorgen” vormgegeven moet worden en wat het u oplevert.

Edwin Blijie

www.BVG.nu

Onlangs kreeg ik van een klant het verzoek te onderzoeken welke huisvestingsmogelijkheden er voor deze klant mogelijk waren. Het betrof een eerste algemene inventarisatie die de klant snel inzicht moest geven in de verschillende (on)mogelijkheden. Eerst werden uitgebreid de specifieke eisen en wensen die de klant stelde aan de nieuwe huisvesting in beeld gebracht. Geconcludeerd werd dat herhuisvesting de meest beste optie was. Hiermee kon deze klant zijn oude “energieslurpende” kantoorgebouw inruilen voor een energiezuiniger gebouw. Buiten het feit dat dit positief doorwerkt in het imago van de zijn onderneming, levert het ook een financieel voordeel op. Kortom, een kans die je niet voorbij mag laten gaan.

In de huidige vastgoedmarkt ligt de “macht” vandaag de dag bij de kantoorgebruikers in plaats van bij de kantooraanbieders. Het zou toch niet moeilijk moeten zijn om op basis van een aantal eenvoudige selectiecriteria een eerste inventarisatie uit te voeren. Zo zou je denken. Ik viel echter van de ene verbazing in de andere. Wat wil nu het geval. In mijn zoektocht stuitte ik o.a. op een gebouw dat er op het eerste gezicht goed uitzag. Zowel het exterieur als het interieur zagen er netjes uit. De huurprijs was scherp. In de aanvullende informatie stond echter niets vermeld over de energieprestatie. Ook stond het bouwjaar verkeerd vermeld. En als zo iets eenvoudigs al niet klopt, wat zegt dat dan over de aandacht waarmee de overige informatie is samengesteld?

Ik kom het regelmatig tegen dat objectinformatie niet volledig is of totaal verkeerd op het internet wordt geplaatst. Het kan natuurlijk zijn dat er fouten worden gemaakt. Die maken we allemaal. Wat mij wel verbaasd is dat er in deze tijd zoveel fouten in de objectinformatie staan. Er moet keihard gevochten worden voor iedere huurder. Dan kan je je geen fouten in de objectinformatie permitteren. Ik vraag me af hoe het mogelijk is dat een makelaar niet in staat is zoiets eenvoudigs als de objectinformatie correct te vermelden? Hoe is het mogelijk dat in een tijd waarin energiebesparing zo’n dominante rol speelt bij de keuze van een huurder voor een kantoorgebouw, een makelaar daar niets over opneemt in zijn standaard objectinformatie? Er is dan blijkbaar geen verhuurstrategie waarin dergelijke belangrijke zaken een rol spelen.

Als ik dat constateer, dan vraag ik me af wat de waarde is van het feit dat dergelijke partijen de belangen van beleggers of andere vastgoedeigenaren mogen behartigen. Wat kan je als belegger dan nog verwachten van die makelaar en de verhuur van jouw leegstaande kantoor? Niet veel denk ik. Komt het omdat ze het te druk hebben? Hebben ze te veel objecten in portefeuille om te verhuren (en aan te huren?). Is de opdracht misschien niet interessant genoeg? Ik weet het niet.

Wat ik wel weet is dat wanneer je leegstand in je portefeuille hebt, je als belegger er heel veel belang bij hebt deze zo snel mogelijk weer weg te werken Dan moet je als belegger partijen aan je zijde hebben staan die je op alle manieren ontzorgen, adviseren en begeleiden in het verhuurproces. Die er voor zorgen dat alle informatie klopt. Dat er een duidelijke verhuurstrategie wordt opgesteld en het gat tussen beleggers en huurders wordt overbrugd. Wij adviseren beleggers die leegstand hebben in hun kantoorgebouwen. Wij zorgen voor een verhuurstrategie afgestemd op de specifieke eisen en wensen van potentiële huurders. Wij zorgen er voor dat voor u en de huurders alles klopt. U krijgt tenslotte maar één kans om een goede eerste indruk te maken. Wij helpen u daar graag bij!

Edwin Blijie

www.BVG.nu