Facilitymanagers die zich op de vastgoedmarkt (gaan) begeven om hun huidige huurovereenkomst te verlengen of te vernieuwen lopen grote financiële risico’s. De “samenwerkingsovereenkomsten” die zij sluiten met hun vertegenwoordigers (makelaars – onafhankelijke adviseurs) staan haaks op de belangen die zij als facilitymanager voor hun eigen onderneming nastreven. Gevolg is dat hun onderneming met extra aanzienlijke kosten worden geconfronteerd. Deze kosten doen zich voor op het gebied van extra huisvestingslasten maar ook moet rekening worden gehouden met ziektekosten t.g.v. uitval van personeel. Deze risico’s kunnen echter eenvoudig worden geëlimineerd.

Veel huurovereenkomsten komen tot stand in samenwerking met een “onafhankelijk” adviseur of een makelaar. De transactie voor het sluiten van de huurovereenkomst is een lucratieve aangelegenheid. De makelaar (of adviseur) rekent daarvoor of een vaste vergoeding, of een percentage van de eerstejaars huursom met mogelijk daaraan al dan niet gekoppeld een prestatiebeloning. Een vaste vergoeding suggereert dat de afspraken tussen klant en makelaar duidelijk en eenvoudig zijn vastgelegd. Echter de praktijk wijst anders uit. Wordt de beloning uitgedrukt in een percentage van de bestede tijd dan kan dat heel erg tegenvallen. Tenslotte, hoe meer tijd aan de totstandkoming van de huurovereenkomst wordt besteed hoe lager het gemiddelde uurloon van de makelaar.

Andersom geldt natuurlijk hetzelfde. Wordt weinig tijd besteed aan de totstandkoming van de huurovereenkomst, dan stijgt het gemiddeld uurloon significant. Een andere oplossing is dat partijen een minimale fee overeenkomen met daaraan gekoppeld een prestatiebeloning. Makelaar is nu verzekerd van een minimale fee en wordt door de prestatiebeloning geprikkeld om voor de huurder de huisvesting scherp in te kopen. Hoe lager de prijs ten tijde van de transactie, hoe hoger de vergoeding voor de makelaar. De focus bij dit type “samenwerkingsvormen” is voornamelijk gericht op het realiseren van een lage huurprijs voor de klant op een zo’n eenvoudig mogelijke wijze voor de makelaar – adviseur. De kwaliteit speelt hierbij dan een ondergeschikte rol!

Nu vraagt u zich waarschijnlijk af hoe en wanneer u last krijgt van het feit dat de kwaliteit van ondergeschikt belang is? Tenslotte wordt er altijd toch met een Programma van Eisen gewerkt! De problemen beginnen nadat het gehuurde in gebruik genomen wordt. Servicekosten o.a. blijken in werkelijkheid nooit wat ze geweest zijn, of wat men dacht dat ze zouden zijn. En de kwaliteit van het gehuurde neemt zodanig af dat zelfs werknemers er last van ondervinden. Afspraken maken over de inhoud en kwaliteit van de Leveringen en Diensten en over de technische kwaliteit zijn een taai onderwerp. Taai in de vorm van complex, het is te technisch en tijdrovend. Er is weinig eer mee te behalen, en daarom vooral niet sexy. Denkt men! Als blijkt dat het jaar erop de kosten met 30% zijn gestegen dan is de paniek in huis. Of heb je ooit wel eens iemand horen roepen “ik heb de verhuurder toch maar mooi weten te behoeden voor hoge ziektekosten”. Nooit, wel over een tientje minder op de huurprijs! Een ding weet je dan zeker, tot het einde van de huurovereenkomst zit je vast aan die hoge kosten, tenzij je goede argumenten hebt voor deze kostenstijging. Vaak ontbreken die omdat er geen goede afspraken zijn gemaakt.

Een bekend probleem buiten servicekosten doet zich voor op het gebied van de technische installaties. Gedurende het gebruik van de kantoorruimte blijken de installaties niet goed te werken. Huurder maakt er melding van bij verhuurder en deze geeft vaak niet thuis. De adviseur neemt nog wel de telefoon op maar zal u doorverwijzen naar de verhuurder. Als u geluk heeft wil de adviseur best zelf ook nog een paar telefoontjes plegen richting de verhuurder. Echter hij zal er vaak snel achter komen dat de kosten bij de huurder terecht komen. Een enkele adviseur geeft richting zijn opdrachtgever aan dat hij in het onderhandelingsproces een aantal steken heeft laten vallen. De adviseur kan terugvallen op zijn algemene voorwaarden. Gelukkig voor hem, pech voor de opdrachtgever! Gevolg, extra kosten. Installatietechnische problemen hebben vaak hun weerslag op de productiviteit en de gezondheid van de werknemers. Druk je dat uit in harde euro’s, dan krabbel je jezelf wel drie keer achter de oren voordat je even snel met een makelaar of onafhankelijk adviseur in zee gaat.

Bij het verlengen of opnieuw aangaan van een nieuwe huurovereenkomst komt veel kijken. Op onderdelen wordt heel snel duidelijk wat het resultaat is van de inspanningen die zijn gepleegd. Een lage huurprijs, een huurvrije periode en de inrichting geheel gratis, dat zijn zaken die tot de verbeelding spreken en waarmee je thuis kan komen. Zaken als servicekosten, onderhoud, garanties, et cetera komen niet duidelijk terug in het resultaat van een onderhandeling. Deze krijgen dan ook nagenoeg geen aandacht. De negatieve effecten worden pas maanden nadat het kantoor in gebruik is genomen opgemerkt. Er zijn diverse oplossingen mogelijk om deze problemen te voorkomen. Belangrijk is dat facilitymanagers eerst heel goed bij zichzelf te raden gaan wat nu daadwerkelijk belangrijk is als het gaat om het gebruik van huisvesting. Een facailitymanager moet voorkomen dat zijn dure tijd wordt besteed aan het verhelpen van alle negatieve gevolgen voortvloeiende uit de huurovereenkomst. Zijn kostbare tijd moet besteed worden aan het ondersteunen van de onderneming bij het behalen van de strategische doelstellingen. Dat betekent dan dat het aspect “kwaliteit” een belangrijk onderdeel moet vormen van de inhoud van de huurovereenkomst. De makelaar of onafhankelijk adviseur moet zijn onderhandelingsproces hierop aanpassen.

Het betekent dat de makelaar of adviseur veel meer aandacht aan de totstandkoming van de huurovereenkomst moeten besteden. Partijen worden zo gedwongen om goed over het aanhuurproces na te denken, bezien vanuit het belang van de klant. De “samenwerkingsovereenkomst” tussen facilitymanager en zijn makelaar – onafhankelijk adviseur moet hier dan dus ook op gebaseerd zijn. Een duidelijke specificatie van alles wat belangrijk is, wordt dan overlegd aan de facilitymanager. Deze onderdelen moeten dan ook met verhuurder uitonderhandeld of onderzocht zijn voordat de huurovereenkomst ondertekend wordt. Op deze wijze worden de onderhandelingen volledig in het belang van de klant gevoerd. Partijen kunnen zich in een later stadium niet meer verschuilen als de juiste prestaties niet geleverd worden. In tijden waarin huurovereenkomsten eerder verlengd worden dan vernieuwd, dat oudbouw vaker wordt betrokken dan nieuwbouw speelt “kwaliteit” een uiterst belangrijke rol. Facilitymanagers, bezint eer ge begint aan een samenwerkingsovereenkomst met uw makelaar of adviseur! Of, neem vrijblijvend contact met ons op (www.BVG.nu). Wij weten uw wensen te vertalen in een goede huurovereenkomst. Wij zijn dan misschien niet zo snel als de rest, maar wij garanderen u dat u daar de voordelen van ervaart lang nadat uw huurovereenkomst is ingegaan.