Enige tijd gelden kreeg ik de opdracht een gemeente te helpen een probleem op te lossen. Wat was de casus. De gemeente ontwikkelde samen met een projectontwikkelaar een binnenstedelijk gebied. Boven op een ondergrondse parkeergarage (privaat gebied) diende een grote vijver (openbaar gebied) te worden gerealiseerd. De gemeente stond op het standpunt dat de ontwikkelaar de vijver diende aan te brengen, te betalen en garanties te verstrekken. De ontwikkelaar dacht het tegenovergestelde. En, omdat de vijver op de reeds afgeronde parkeergarage van de ontwikkelaar werd gebouwd stelde de ontwikkelaar dat alle garanties op parkeergarage kwamen te vervallen indien de gemeente de vijver op het dek zou aanbrengen. Alle omliggende woningen (en dus ook de parkeerplaatsen) waren al gekocht, overgedragen en in gebruik genomen door de bewoners. De bewoners waren zo deelgenoot geworden van het probleem. Resultaat was dat er niets gebeurde. Bewoners werden met de nadelen geconfronteerd en bestookte de politiek via de media. De juristen van de gemeente en de projectontwikkelaar zaten al met elkaar aan tafel en kwamen niet tot een oplossing. Een vervelende kwestie, voor alle betrokkenen.

In dergelijke gevallen is het allereerst belangrijk om alle betrokkenen te spreken. Wat ik altijd opmerkelijk vind is dat alle partijen altijd bereid zijn mee te werken aan een oplossing. In deze gesprekken probeer ik ook altijd een beeld te krijgen van de persoon waarmee ik te maken heb. Los van “de zaak” draait het in dergelijke gevallen ook om de persoonlijke contacten. Vertrouwen we elkaar, gunnen we elkaar succes en kunnen we op elkaar bouwen. Dat gevoel is ontzettend belangrijk vind ik. Na zo’n ronde heb je al een redelijk beeld van de onderlinge verhoudingen. Daarna concentreer ik me op het contract tussen beide partijen. Het contract was onduidelijk in de onderlinge afspraken. De passages die over het desbetreffende project gingen waren nauwkeurig opgesteld maar niets zeggend. Een buitenstaander was niet in staat duidelijk aan te geven wat er was afgesproken. Bestudering van besprekingsverslagen leverde ook geen resultaat op. In dergelijke gevallen is het van belang om te achterhalen welke intentie partijen hebben gehad om tot contractafspraken te komen. Ik heb mij toen gericht op de periode voorafgaand aan het contractmoment, de precontractuele fase. Deze leverde interessante informatie op.

In de precontractuele fase had er correspondentie plaatsgevonden tussen de (indertijd) verantwoordelijke projectleiders. De ontwikkelaar sloot het financieren en aanbrengen van de vijver in zijn aanbieding richting de gemeente nadrukkelijk uit. Ontwikkelaar legde deze verantwoordelijkheid bij de gemeente neer. De projectleider van de gemeente bleef in eerste instantie op het standpunt dat het financieren en aanbrengen van de vijver wel bij de ontwikkelaar hoorde. Later, is hij hier min of meer van afgeweken. Dit probleem werd in deze fase alleen niet eenduidig getackeld. Gevolg hiervan was dat een contract werd opgesteld waarin nog open einden stond vermeld. De tekst in het contract was zo vaag, dat iedere projectleider met zijn eigen beeld van het project, zijn eigen “goede” oplossing in de desbetreffende passage las. Mijn bevindingen leidde tot de volgende conclusie.

Ontwikkelaar had duidelijk in de precontractuele fase de vijver uitgesloten in zijn aanbieding. De gemeente had hier niet adequaat op gereageerd. Naar mijn mening was de gemeente eerst verantwoordelijke voor het project. Gemeente diende de vijver te financieren, opdracht te geven voor de uitvoering daarvan en was verantwoordelijk voor de garanties. Echter, indien de gemeente de uitvoering ter hand zou nemen leverde dit een uiterst complexe situatie op voor de garanties die verstrekt diende te worden. Ontwikkelaar gaf aan dat alle garanties zouden komen te vervallen indien de vijver op het dek aangebracht zou worden. Mijn standpunt was dat dit een oneigenlijk argument was. Ontwikkelaar was op de hoogte van de vijver en had hier in de projectvoorbereiding en uitvoering van de parkeergarage rekening mee moeten houden. Hij kon zich dus niet beroepen op het feit niet op de hoogte te zijn dat op zijn parkeerdek een vijver zou worden aangebracht. Het kan dan dus ook niet zo zijn dat door het aanbrengen van de vijver (door een derden) alle garanties van de parkeergarage (waterdichtheid) zouden komen te vervallen. De bewoners zagen de bui al hangen. Bij een lekkage in de parkeergarage zijn zij altijd de dupe. Ontwikkelaar en gemeente zullen altijd de schuld naar elkaar toe blijven schuiven over wie verantwoordelijk is voor de lekkage.

Om alle problemen op te lossen heb ik het volgende voorgesteld. Gemeente is financieel verantwoordelijk voor het project. Ontwikkelaar brengt de vijver in opdracht van de gemeente aan en verstrekt de daarbij behorende garanties. Ontwikkelaar heeft ten aanzien van de garanties alles in eigen hand. Voor de bewoners leverde dit het grote voordeel op dat ten tijde van lekkages een verantwoordelijke partij aanspreekbaar is. Geen gesteggel tussen meerdere parijen! Zowel de gemeente, de projectontwikkelaar als de bewoners zagen in dat dit de enige juiste uitweg was voor een langslepend conflict en gingen direct akkoord met mijn voorstel. Kort na overeenstemming tussen alle partijen werd met de uitvoering van het project gestart. Naar alle tevredenheid van de omwonenden.

In beginsel bieden contracten houvast ten tijde van een project. Wanneer onduidelijkheden ontstaan en partijen er niet uit dreigen te komen is het van belang om de precontractuele fase te bestuderen. In het contract worden de onderlinge afspraken verwoord. De intenties van partijen om tot die afspraken te komen spelen een ontzettend belangrijke rol en moeten in het geval van problemen in de discussie betrokken worden. Gemeente en ontwikkelaar zagen dat gelukkig op tijd in waardoor het project naar alle tevredenheid van alle partijen is afgerond.